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La pregunta que más nos llega por teléfono no es qué vaso comprar, sino cuántos. Y casi siempre se falla por el mismo lado: se calcula un vaso por persona, y a mitad de evento alguien sale corriendo al supermercado.
Un invitado no usa un vaso: usa entre dos y cuatro. Depende de cuánto dure la cosa y de cuántas bebidas distintas haya. Esta es la regla completa.
La regla base: multiplicadores por persona
Estos son los números con los que trabajamos nosotros para preparar un pedido de evento:
| Artículo | Por persona | Cuándo subir |
|---|---|---|
| Vasos de bebida | 2,5 – 3 | Hasta 4 si hay barra libre o el evento pasa de 5 horas |
| Vasos de agua | 1,5 | 2 en verano o si es al aire libre |
| Platos de plato principal | 1,2 | 1,5 si hay bufé (la gente repite y coge plato nuevo) |
| Platos de postre o aperitivo | 1,5 | 2 si el aperitivo es de picoteo largo |
| Cubiertos (cada pieza) | 1,3 | 1,5 en bufé |
| Servilletas | 3 | 4 si hay comida de mano: fritos, bocadillo, marisco |
El 0,2 y el 0,3 de más no son redondeo: son las que se caen, las que alguien deja a medias y coge otra, y las que se manchan.
Los tres errores que salen caros
1. Calcular por asistentes confirmados
Calcula sobre invitados totales, no confirmados. En un evento privado siempre aparece gente de más, y el coste de un paquete de vasos de sobra es ridículo comparado con quedarse sin ellos a las once de la noche.
2. Un solo tamaño de vaso para todo
Servir un refresco y un chupito en el mismo vaso es tirar producto. Lo separamos más abajo.
3. Comprar packs pequeños "por si acaso"
Es el error más caro de todos. Tres paquetes de 50 vasos cuestan bastante más que una caja de 500, y encima te obligan a hacer tres cálculos. Si el evento pasa de 100 personas, el formato grande no es una opción: es lo lógico.
Qué medida de vaso para qué bebida
Las cuatro medidas que cubren cualquier evento
- 220 ml: agua, vino, café con leche. El de uso general en comida sentada.
- 300 – 330 ml: el estándar de refresco y cerveza. Si solo vas a tener una medida, que sea esta.
- 400 – 500 ml: cerveza de caña doble, combinados largos, sidra.
- 3 cl: chupito. Va aparte y se consume mucho más rápido de lo que la gente calcula: en una fiesta con brindis, cuenta 2 por persona.
Y un consejo que se agradece a las dos de la mañana
Los vasos irrompibles aguantan la caída al suelo sin astillarse. En eventos al aire libre, con piscina o con niños, no es un lujo: es evitar un disgusto.
Y el agua: botella o jarra
Por qué la botella individual gana en evento de pie
Si el evento es de pie, la botella individual de 250 ml resuelve mejor que la jarra: cada uno lleva la suya, nadie deja vasos a medias por las mesas y se recoge en la mitad de tiempo. Para mesa sentada o para deporte, la de 500 ml.
Calcula 1,5 botellas pequeñas por persona en evento de tarde y 2 si aprieta el calor.
Ejemplo cerrado: comida de 120 personas, 5 horas
| Artículo | Cálculo | Qué pedir |
|---|---|---|
| Vasos de bebida | 120 × 3 = 360 | Una caja de 500 (sobran para el siguiente) |
| Vasos de agua / botellas | 120 × 1,5 = 180 | 200 botellas de 250 ml |
| Platos principales | 120 × 1,2 = 144 | 2 packs de 100 |
| Platos de postre | 120 × 1,5 = 180 | 2 packs de 100 |
| Tenedores | 120 × 1,3 = 156 | 2 packs de 100 |
| Servilletas | 120 × 3 = 360 | 4 packs de 100 |
Por qué el formato de 500 cambia el cálculo
Cuando haces bien las cuentas casi siempre acabas en la misma conclusión: por encima de 100 invitados, el paquete de 50 unidades deja de tener sentido.
El vaso tubo irrompible de 300 ml en caja de 500 unidades cubre un evento de 150 personas de principio a fin, sale bastante más barato por unidad que el pack pequeño y, como es irrompible y reutilizable, lo que sobra no se tira: se guarda para el siguiente.
Ahí abajo tienes el resto del cálculo montado en productos. Y si organizas eventos a menudo, en Promoción por Volumen de Compra están los formatos grandes de todo esto.
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